Manajemen Persediaan

1.      Pengertian Persediaan

Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari peralatan atau mesin. Persediaan dapat berupa bahan mentah, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi ataupun suku cadang.

Menurut Koher,Eric L.A. Inventory adalah : " Bahan baku dan penolong, barang jadi dan barang dalam proses produksi dana barang-barang yang tersedia, yang dimiliki dalam perjalanan dalam tempat penyimpanan atau konsinyasikan kepada pihak lain pada akhir periode".

Oleh karena itu, setiap perusahaan pasti memiliki persediaan, hanya saja volumenya saja yang berbeda. Karena setiap item tadi memiliki nilai (biaya yang sudah dikeluarkan untuk mendapatkannya), maka nilai persediaan dapat kita hitung. Idealnya nilai persediaan ini dapat kita kelola dengan tepat agar tidak membebani perusahaan tanpa mengurangi service level kepada pelanggan.

Pertanyaan yang sering muncul adalah apakah item seperti minuman wine, tanah, emas dapat dikategorikan sebagai persediaan? Definisi di atas memungkinkan 2 macam persepsi. Yang pertama mengatakan selama barang-barang tersebut disimpan dan akan dijual kembali (baca: digunakan untuk dijual) maka kita dapat kelompokkan sebagai persediaan. Yang kedua mengatakan istilah “digunakan” adalah untuk proses bisnis perusahaan, bukan untuk dijual apalagi dalam kurun waktu yang lama. Jika pemahamannya demikian, maka wine, tanah dan emas tidak dapat disebut sebagai persediaan. Terlepas dari persepektif mana yang digunakan, karena karakteristiknya khas yaitu bertambah nilainya seiring bertambahnya waktu, maka kelompok item ini tidak kita masukkan ke dalam objek analisis kita dalam manajemen persediaan.

Sebagai salah satu asset penting dalam perusahaan – karena biasanya mempunyai nilai yang cukup besar serta mempunyai pengaruh terhadap besar kecilnya biaya operasi – perencanaan dan pengendalian persediaan merupakan salah satu kegiatan penting untuk mendapat perhatian khusus dari manajemen perusahaan.

2.      Fungsi Persediaan

Fungsi persediaan yaitu untuk menghindari keterlambatan barang, hilangnya barang dan dengan adanya persediaan, maka operasional perusahaan dapat terus berjalan sehingga pelayanan terhadap konsumen dapat terus berjalan sehingga pelayanan terhadap konsumen dapat dilakukan dengan sebaik-baiknya.

            Menurut Freddy Rangkuti dalam buku “Manajemen Persediaan Aplikasi di Bidang Bisnis”, fungsi utama persediaan yaitu :

1.      Fungsi Decoupling.

2.      Fungsi Economic Lot Sizing.

3.      Fungsi Antisipasi.

Dari istilah diatas dapat di uraikan sebagai berikut :

1.  Fungsi Decoupling adalah persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan langganan tanpa tergantung pada supplier. Persediaan bahan mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaannya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. Persediaan barang dalam proses diadakan agar departemen-departemen dan proses-proses individual perusahaan terjaga kebebasannya. Persediaan barang jadi diperlukan untuk memenuhi permintaan produk yang tidak pasti dari para langganan.Persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diperkirakan atau diramalkan disebut Fluctuations Stock.

2. Fungsi Economic Lot Sizing. Persediaan Lot Size ini perlu mempertimbangkan penghematan-penghematan atau potongan pembelian., biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan karena perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar, dibandingkan dengan biaya-biaya yang timbul karena besarnya persediaan (biaya sewa gudang, investasi, resiko, dan sebagainya).

3. Fungsi Antisipasi. Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasarkan pengalaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman.Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (Seasional Inventories).

Selain fungsi-fungsi diatas, menurut Herjanto (1997:168) terdapat enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan antara lain:

1.         Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yang dibutuhkan perusahaan.

2.         Menghilangkan resiko jika material yang dipesan tidak baik sehingga harus dikembalikan.

3.         Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.

4.         Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan sulit bila bahan tersebut tidak tersedia dipasaran.

5.         Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas (Quantity Discount).

6.         Memberikan pelayanan kepada langganan dengan tersediaanya barang yang diperlukan

3.      Klasifikasi Persediaan

Ada beberapa macam klasifikasi inventori, menurut Dobler at al, ada beberapa klasifikasi inventori yang digunakan oleh perusahaan, antara lain:

a.      Inventori Produksi

Yang termasuk dalam klasifikasi invetori produksi adalah bahan baku dan bahan-bahan lain yang digunakan dalam proses produksi dan merupakan bagian dari produk. Bisa terdiri dari dua tipe yaitu item spesial yang dibuat khusus untuk spesifikasi perusahaan dan item standart produksi yang dibeli secara off-the-self.

b.      Inventori MRO (Maintaintenance, Repair, and Operating supplies)

Yang termasuk dalam katagori ini adalah barang-barang yang digunakan dalam proses produksi namun tidak merupakan bagian dari produk. Seperti pelumas dan pembersih.

c.       Inventori In-Process

Yang termasuk dalam katagori inventori ini adalah produk setengah jadi. Produk yang termasuk dalam katagori inventori ini bisa ditemukan dalam berbagai proses produksi.

d.      Inventori Finished-goods

Semua produk jadi yang siap untuk dipasarkan termasuk dalam katagori inventori finished goods. PT XYZ adalah sebuah swalayan yang menjual produk produk yang siap untuk dipakai. Tidak ada proses pengolahan yang ada disana, sehingga semua inventori yang dimilikinya termasuk dalam katagori ini. Setelah diperhatikan definisi inventory diatas, dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan persediaan bahan baku adalah barang-barang berwujud yang dimiliki dengan tujuan untuk diproses menjadi barang jadi. Barang ini dihasilkan sendiri dan dibeli dari perusahaan lain yang merupakan produk akhir dari perusahaan itu sendiri, barang ini merupakan bahan utama dalam menghasilkan produk akhir, persediaan barang penolong atau pembantu adalah bahan-bahan yang diperlukan untuk menghasilkan produk akhir, tapi tidak secara langsung ikut serta dalam hasil produk akhir. Persediaan barang dagangan adalah barang-barang yang dibeli dan dimiliki oleh perusahaan dagang untuk dijual kembali.

Salah satu perlunya inventory dilaksanakan dengan baik yaitu mengetahui secara pasti harga pokok dari barang-barang dagangan yang terjual. Disamping itu untuk menjamin lancarnya arus lintas barang maka perlu diadakan pencatatan terhadap segala penerimaan barang yang berasal dari supplier,barang yang dipesan oleh langganan, barang yang terjual, barang yang dikembalikan oleh langganan dan penyesuaian-penyesuaian (adjusment) terhadap barang.

Atas dasar pencatatan tersebut nantinya dapat diketahui antara lain barang mana yang banyak tertimbun (over stock) barang mana yang harus dipesan kembali kepada supplier karena persediannya sudah menipis, apabila terjadi pemesanan barang kepada supplier, maka pemesanan ini perlu pula dicatat untuk mendapatkan informasi tentang inventory yang lengkap, bila segala transaksi yang disebut diatas tidak dicatat dengan baik maka akan menemui kesulitan untuk mengetahui keadaan inventory secara pasti pada suatu saat misalnya kesulitan untuk mengetahui berapa jumlah persedian barang yang ada dan yang sudah dipasarkan serta jumlah barang yang sudah dipesan oleh langganan (Quantity Committed) dan berapa jumlah barang yang dipesan kepada supplier (Quantity Sold) dan informasi penting lainnya. Mengurangi inventori barang. Inventori merupakan aset perusahaan yang berkisar antara 30%-40% sedangkan biaya penyimpanan barang berkisar 20%-40% dari nilai barang yang disimpan.

4.      Alasan Memiliki Persediaan

Laba yang maksimal dapat dicapai dengan meminimalkan biaya yang berkaitan dengan persediaan. Namun meminimalkan biaya persiapan dapat dicapai dengan memesan atau memproduksi dalam jumlah yang kecil, sedangkan untuk eminimalkan biaya pemesanan dapat dicapai dengan melakukan pesanan yang besar dan jarang. Jadi meminimalkan biaya penyimpanan mendorong jumlah persediaan yang sedikit atau tidak ada, sedangkan meminimalkan biaya pemesanan harus dilakukan dengan melakukan pemesanan ,persediaan dalam jumlah yang relatif besar, sehingga mendorong jumlah persediaan yang besar. Alasan yang kedua yang mendorong perusahaan menyimpan persediaan dalam jumlah yang relative besar adalah masalah ketidakpastian permintaan. Jika permintaan akan bahan atau produk lebih besar dari yang diperkirakan, maka persediaan dapat berfungsi sebagai penyangga, yang memberikan perusahaan kemampuan untuk memenuhi tanggal penyerahan sehingga pelanggan merasa puas.

Secara umum alasan untuk memiliki persediaan adalah sebagai berikut :

1.        Untuk menyeimbangkan biaya pemesanan atau persiapan dan biaya penyimpanan.

2.        Untuk memenuhi permintaan pelanggan, misalnya menepati tanggal pengiriman.

3.        Untuk menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat :

a.       Kerusakan mesin

b.      Kerusakan komponen

c.       Tidak tersedianya komponen

d.      Pengiriman komponen yang terlambat

4.        Untuk menyanggah proses produksi yang tidak dapat diandalkan.

5.        Untuk memanfaatkan diskon

6.        Untuk menghadapi kenaikan harga di masa yang akan datang.

5.                  Faktor Yang Mempengaruhi Besarnya Persediaan.

Dalam penyelenggaraan persediaan bahan baku untuk pelaksanan proses produksi dari suatu perusahan, terdapat beberapa faktor yang akan mempengaruhi persediaan bahan baku, dimana faktor faktor tersebut saling berhubungan satu dengan yang lain. Adapun berbagai faktor tersebut menurut Ahyari ( 2003), antara lain :

a.      Perkiraan Pemakaian Bahan Baku

Sebelum perusahaan mengadakan pembelian bahan baku, maka selayaknya manajemen perusahaan mengadakan penyusunan perkiraan pemakaian bahan baku untuk keperluan proses produksi. Hal ini dapat dilakukan dengan mendasark:an pada perencanaan produksi dan jadwal produksi yang telah disusun sebelumnya. Jumlah bahan baku yang akan dibeli perusahaan tersebut dapat diperhitungkan, dengan cara jumlah kebutuhan baku untuk proses produksi ditambah dengan rencana persediaan akhir dari bahan baku tersebut, dan kemudian dikurangi dengan persediaan awal dalam perusahaan yang bersangkutan.

b.      Harga Bahan Baku

Harga bahan baku yang akan digunakan dalam preses produksi merupakan salah satu faktor penentu seberapa besar dana yang harus disediakan oleh perusahaan yang bersangkutan apabila perusahaan tersebut akan menyelenggarakan persediaan bahan bakau dalam jumlah unit tertentu. Semakin tinggi harga bahan baku yang digunakan perusahaan tersebut, maka untuk mencapai sejumlah persediaan tertentu akan memerlukan dana yang semakin besar pula. Dengan demikian, biaya modal dari modal yang tertanam dalam bahan baku akan semakin besar pula.

c.       Biaya Biaya Persediaan

Dalam hubungannya dengan biaya biaya persediaan ini, dikenal tiga macam biaya persediaan, yaitu biaya penyimpanan, biaya. pemesanan, dan biaya tetap persediaan. Biaya penyimpanan merupakan biaya persediaan yang jumlahnya semakin besar apabila jumlah unit bahan yang disimpan di dalam perusahaan tersebut semakin tinggi. Biaya pemesanan merupakan biaya persediaan yang jumlahnya semakin besar apabila frekuensi pemesanan bahan baku yang digunakan dalam perusahaan semakin besar. Biaya tetap persediaan merupakan biaya persediaan yang jumlahnya tidak terpengaruh baik oleh jumlah unit yang disimpan dalam perusahaan ataupun frekuensi pemesanan bahan baku yang dilaksanakan oleh perusahaan tersebut.

d.      Kebijaksanaan pembelanjaan

Kebijaksanaan pembelanjaan yang dilaksanakan di dalam perusahaan akan berpengaruh terhadap penyelenggaraan persediaaan bahan baku dalam perusahaan tersebut. Seberapa besar dana yang dapat digunakan untuk investasi di dalam persediaan bahan baku tentunya juga tergantung dari kebijaksanaan perusahaan apakah dana untuk persediaan bahan baku ini dapat memperoleh prioritas pertama, kedua atau justru yang terakhir dalam perusahaan yang bersangkutan. Disamping itu tentunya financial perusahaan secara keseluruhan juga akan mempengaruhi kemampuan perusahan untuk membiayai seluruh kebutuhan persediaan bahan bakunya.

e.       Pemakaian Bahan

Hubungan antara perkiraan pemakaian bahan baku dengan pemakaian senyatanya di dalam perusahaan yang bersangkutan untuk keperluan pelaksanaan proses produksi akan lebih baik apabila diadakan analisis secara teratur, sehingga akan dapat diketahui pola penyerapan bahan baku tersebut. Dengan analisis ini maka dapat diketahui apakah model peramalan yang digunakan sebagai dasar perkiraan pemakaian bahan ini sesuai dengan pemakaian senyatanya atau tidak. Revisi dari model yang digunakan tentunya akan lebih baik dilaksanakan apabila ternyata model peramalan penyerapan bahan baku yang digunakan tersebut tidak sesuai dengan kenyataan yang yang ada.

f.       Waktu Tunggu

Waktu tunggu merupakan tenggang waktu yang diperlukan antara saat pemesanan bahan baku tersebut dilaksanakan dengan datangnya bahan baku yang dipesan tersebut. Apabila pemesanan bahan baku yang akan digunakan oleh perusahaan tersebut tidak memperhitungkan waktu tunggu, maka akan terjadi kekurangan bahan baku ( walaupun sudah dipesan ) karena bahan baku tersebut belum datang ke perusahaan. Namun demikian, apabila perusahaan tersebut memperhitungkan waktu tunggu ini lebih dari yang semestinya diperlukan, maka perusahaan yang bersangkutan tersebut akan mengalami penumpukan bahan baku, dan keadaan ini akan merugikan perusahaan yang bersangkutan.

g.       Model Pembelian Bahan Baku

Model pembelian bahan baku yang digunakan perusahaan sangat berpengaruh terhadap persediaan bahan baku yang dimiliki perusahaan. Model pembelian yang berbeda akan menghasilkan jumlah pembelian optimal yang beubeda pula. Pemilihan model pembelian yang akan digunakati oleh suatu perusahan akan disesuaikan dengan situasi dan kondisi dari persediaan bahan buku untuk masing masing perusahaan yang bersangkutan. Karakteristik masing masing bahan baku yang digunakan dalam perusahaan dapat dijadikan dasar untuk mengadakan pemilihan model pembelian yang sesuai dengan masing-masing bahasa baku dalam perusahaan tersebut. Sampai saat ini, model pembelian yang sering digunakan dalam perusahaan adalah model pembalian dengan kuantitas pembelian yang optimal ( EOQ ).

h.      Persediaan Pengaman

Persediaan pengaman untuk menanggulangi kehabisan bahan baku dalam perusahaan, maka diadakan persediaan pengaman (safety stock). Persediaan pengaman digunakan perusahaan apabila terjadi kekurangan bahan baku, atau keterlambatan datangnya bahan baku yang dibeli oleh perusahaan. Dengan adanya persediaan pengaman maka proses produksi dalam perusahaan akan dapat betjalan tanpa adanya gangguan kehabisan bahan baku, walaupun bahan baku yang dibeli perusahaan tersebut terlambat dari waktu yang diperhitungkan. Persediaan pengaman ini akan diselenggarakan dalam suatu jumlah tertentu, dimana jumlah ini merupakan suatu jumlah tetap di dalam suatu periode yang telah ditentukan sebelumnya.

i.        Pembelian Kembali

Dalam melaksanakan pembelian kembali tentunya manajemen yang bersangkutan akan mempertimbangkan panjangnya waktu tunggu yang diperlukan didalam pembelian bahan baku tersebut. Dengan demikian maka pembelian kembali yang dilaksanakan ini akan mendatangkan bahan baku ke dalam gudang dalam waktu yang tepat, sehingga tidak akan terjadi kekeurangan bahan baku karena keterlambatan kedatangan bahan baku tersebut, atau sebaliknya yaitu kelebihan bahan baku dalam gudang karena bahan baku yang dipesan datang terlalu awal.

Selain factor-faktor yang disebutkan diatas terdapat factor-faktor lain yang mempengaruhi besarnya tingkat persediaan. Adapun faktor-faktor  yang  mempengaruhi besarnya tingkat persediaan, antara lain :

a.       Biaya persediaan barang (Inventory cost). Biaya yang berkaitan dengan  pemilikan barang dapat dibedakan ke dalam : 

                                          i.            Holding atau Carrying cost, yaitu biaya yang dikeluarkan karena  memelihara atau menyimpan barang; atau opportunity cost karena  melakukan investasi dalam bentuk barang dan bukan investasi lainnya .

                                        ii.            Ordering cost, yaitu biaya yang dikeluarkan untuk memesan barang dari  supplier untuk mengganti barang yang telah dijual, c.Stock out cost, yaitu biaya yang timbul karena kehabisan barang pada saat  diperlukan.

b.      Sejauh mana permintaan barang oleh pembeli dapat diketahui. Jika  permintaan barang dapat diketahui, maka perusahaan dapat menentukan  berapa kebutuhan barang dalam suatu periode.

c.       Lama penyerahan barang antara saat dipesan dengan barang tiba, atau disebut  sebagai “lead time” atau “delivery time”.

d.      Terdapat atau tidak kemungkinan untuk menunda pemenuhan pesanan dari  pembeli atau disebut sebagai “backlogging” atau “backordering”.

e.       Kemungkinan diperolehnya diskonto untuk pembelian dalam jumlah besar. Dengan menerima diskonto untuk pembelian dalam jumlah besar, total biaya  persediaan barang akan berkurang. Tetapi pembelian dalam jumlah besar  akan meningkatkan biaya penyimpanan atau holding cost. Sedangkan  pembelian kurang dari jumlah minimum tidak memperoleh diskonto, tetapi  biaya pesanan akan meningkat. Dengan demikian terdapat pertimbangan  untung rugi dalam keputusan untuk mengambil diskonto atau tidak.

6.      Manajemen Persediaan

Aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan.

Manajemen persediaan merupakan salah satu topik yang sangat terkait dengan tujuanmanajemen operasi, yaitu meminimalkan total biaya dan meningkatkan service level. Mengapa demikian? karena dengan mengelola persediaan dengan tepat perusahaan akan meraih keduanya sekaligus. Jika rata-rata level persediaan dapat diturunkan maka secara tidak langsung salah satu komponen biaya produksi dapat ditekan, yang berujung pada peningkatan margin keuntungan. Satu aspek lainnya yang dapat dicapai dengan pengelolaan persediaan yang tepat adalah service level kepada pelanggan meningkat, atau minimal tidak turun.

Manajemen persediaan atau ada juga yang menyebutnya sebagai sistem manajemen persediaan adalah sistem manajemen (merancang, mengeksekusi dan mengevaluasi) persediaan dengan instrumen kebijakan terkait dengan:

(i)                 kapan pemesanan kembali harus dilakukan?

(ii)               berapa besar jumlah item yang harus dipesan?

(iii)             berapa rata-rata level persediaan yang harus dijaga?

Dengan pengertian semacam ini, paling tidak perusahaan memiliki panduan mengenai apa saja yang harus diputuskan dalam setiap model persediaan yang dipilih.

7.      Manfaat ManajemenPersediaan

Dalam menejemen persediaan sudah tentu ada manfaatnya, berikut merupakan manfaat dari manajemen persediaan.

·         Memanfaatkan Diskon Kuantitas

Diskon kuantitas diperoleh jika perusahaan membeli dalam kuantitas yang besar.Perusahaan membeli melebihi kebutuhan sehingga ada yang disimpan sebagai persediaan.

·         Menghindari Kekurangan Bahan (Out Of Stock).

Jika pelanggan datang untuk membeli barang dagangan, kemudian perusahaan tidak mempunyai barang tersebut, maka perusahaan kehilangan kesempatan untuk memperoleh keuntungan.Untuk menghindari situasi tersebut, perusahaan harus mempunyai persediaan barang jadi.

·         Manfaat Pemasaran.

Jika perusahaan mempunyai persediaan  barang dagangan yang lengkap, maka pelanggan/calon pelanggan akan terkesan dengan kelengkapan barang dagangan yang kita tawarkan. Reputasi perusahaan bisa meningkat.Di samping itu jika perusahaan selalu mampu memenuhi keinginan pelanggan pada saat dibutuhkan maka kepuasan pelanggan semakin baik, dan perusahaan semakin untung.

·         Peningkatan Tingkat Pelayanan

Pelanggan tidak hanya meminta kecepatan pengantaran tetapi juga ketepatan, kepercayaan, dan macam-macam pengapalan. Pengintegrasian dengan penjualan meningkatkan pengetahuan pelanggan akan preferensi pengepakan dan pengiriman, dan memungkinkan otomatisasi untuk memenuhi instruksi; indetifikasi dari daerah distribusi untuk dibagi antara beberapa pelanggan atau grup dan mudah untuk menyortir dari staging area dan pergerakan stok. Hal ini menjamin bahwa produk yang benar berada ditempat yang benar pada waktu yang tepat. Tingkat pelayanan tertinggi dapat menyediakan pelanggan sehubungan dengan respons yang cepat terhadap permintaan atau perubahan persyaratan dimana hal ini akan meningkatkan kepuasan pelanggan.

·         Pengontrolan Persediaan yang Lebih Baik

Fleksibilitas dari distribusi dan penyimpanan barang-barang secara menyeluruh memungkinkan perusahaan untuk memantau dan mengontrol persediaan sesuai dengan bisnis mereka. Akses yang instan terhadap data-data yang kritis meliputi ketersediaan peresediaan, jumlah yang ada, jumlah yang harus diorder lagi dan biaya yang dapat diketahui pada saat itu juga terhadap persediaan untuk direspons secara cepat dalam rangka pengambilan keputusan, sistem dengan kemampuan mengelolah beberapa lokasi yang berbeda-beda memungkinkan manajemen dari gudang-gudang yang berbeda-beda dan penelusuran persediaan melalui lot, secara seri atau menggunakan level.

8.                  Persediaan sebagai bentuk investasi

            Pengertian investasi disini disebabkan karena terikatnya modal dalam persediaan sehingga tidak dapat digunakan untuk kepentingan-kepentingan lain.

Contoh: Sebuah perusahaan merencanakan untuk memperbesar volume produksinya agar dapat mengurangi biaya-biaya ( set up cost ) yang dirasakan terlalu besar. Penghematan yang dapat diperoleh siperkirakan sebesar Rp 350.000,00 per tahun. Inventory turnover untuk saat ini adalah sebesar 6 kali dan dengan adanya peningkatan produksi yang direncanakan tersebut maka tingkat inventory turnover akan turun menjadi 4 kali. Adapun harga pokok dari barang yang dijual tidak akan meningkat, yaitu Rp 12.000.000,00 dan opportunity cost atau return on investment yang disyaratkan adalah 20%.

            Langkah pertama dalam menentukan apakah perusahaan harus melakukan rencana peningkatan produksi adalah dengan jalan menghitung berapa rata-rata investasi dari kedua keadaan yang berbeda tersebut. Rata-rata investasi dalam persediaan dapat dihitung dengan membagi harga pokok barang yang diproduksikan dengan tingkat perputaran persediaan.

                                                                Harga Pokok

Rata-rata persediaan =

                                                            Inventory Turnover

            Rata-rata persediaan disini berarti sama dengan rata-rata investasi dalam persediaan.

Rata-rata persediaan dalam investasi:

                                                            Rp 12.000.000,00

keadaan sekarang    =

                                                                          6       

                                             =            Rp 2.000.000,00

                                                            Rp 12.000.000,00

keadaan sekarang    =                                                               

                                                                          4       

                                 =             Rp 3.000.000,00

           

            Investasi dalam produksi yang direncanakan lebih besar dari keadaan semula karena perusahaan sekarang mempertahankan jumlah persediaan bahan mentah, barang dalam proses dan barang jadi dalam jumlah yang lebih besar serta karena menurunnya tingkat perputaran persediaan.

            Investasi marginal dalam persediaan dapat dihitung dengan jalan mengurangi rata-rata investasi dalam persediaan yang direncanakan dengan jumlah investasi rata-rata sebelum adanya perubahan.

Rp 3000.000,00 – Rp 2.000.000,00 = Rp 1.000.000,00

Atas tambahan investasi sebesar Rp 1.000.000,00 tersebut perusahaan diharapkan untuk mendapatkan return on investment  sebesar 20% = Rp 200.000 (20% X Rp 1000.000). Jumlah return on investment sebesar Rp 200.000,00 ini dianggap sebagai biaya karena apabila modal tersebut tidak ditanamkan dalam persediaan, perusahaan akan dapat memperoleh hasil sebesar 20% dengan menanamkan ke pos yang lain.

            Dengan membandingkan antara biaya sebesar Rp 200.000,00 dengan jumlah pengematan yang akan diperoleh apabila rencana tersebut dijalankan, yakni sebesar Rp 350.000,00 maka dapat disimpulkan bahwa rencana peningkatan produksi tersebut dapat dilaksanakan karena akan diperoleh tambahan keuntungan bersih sebesar Rp 150.000,00 (Rp 350.000,00 – Rp 200.000,00 ).

            Prosedur yang disajikan dalam contoh sederhana diatas janganlah diterapkan sebagai suatu alat yang universal dalam mengambil keputusan-keputusan sehubungan dengan persediaan perusahaan. Hal tersebut hanya merupakan suatu ilustrasi dari atau kerangka berfikir, terutama dalam hubungan antara jumlah persediaan dengan jumlah modal yang diinvestasikan dalam perusahaan tersebut.

            Secara umum dapat dikatakan bahwa semakin besar jumlah persediaan semakin besar pula jumlah investasi jumlah investasi yang diperlukan, demikian pula sebaliknya. Dengan demikian dapat dilihat adanya kesamaan antara pendekatan yang digunakan dalam menilai investasi dalam piutang dengan investasi dalam persediaan dalam rangka menilai perubahan-perubahan jumlah persediaan, manajer keuangan haruslah melihatnya dari sudut pandang untung ruginya bagi perusahaan atau dari cost benefit viewpoint.

9.                   Hubungan Antara Persediaan Dengan Piutang

            Manajemen serta jumlah persediaan dengan piutang berhubungan erat satu sama lain karena adanya hubungan yang begitu erat diantara komponen-komponen aset lancar ini maka manajemen persediaan seharusnya tidak dipandang secara terpisah sama sekali dengan manajemen piutang. Misalnya, keputusan-keputusan untuk memberikan kredit (penjualan secara kredit) kepada seorang pelanggan akan menyebabkan meningkatnya volume penjualan, bertambah besar piutang, dan hal ini hanya dapat terlaksana apabila didukung oleh jumlah persediaan yang lebih tinggi.

            Persyaratan-persyaratan kredit juga akan membawa pengaruh terhadap jumlah investasi dalam piutang dan persediaan perusahaan. Persyaratan-persyaratan kredit atau jangka waktu kredit yang lebih lama akan memungkinkan perusahaan mentransfer produk-produk yang tadinya berada dalam persediaan kedalam pos piutang. Secara umum dapat dikatakan bahwa strategi seperti diatas mempunyai manfaat, karena biasanya biaya-biaya pemeliharaan (carrying cost) produk yang berada dalam persediaan lebih besar dari pada carrying cost piutang. Hal ini disebabkan karena yang termasuk dalam carrying cost persediaan selain return on investment yang diharapkan juga termasuk biaya-biaya penggudangan, asuransi, dan sebagainya.

10.              Safety stock

Menurut Sofyan Assauri, dalam bukunya Management Production, (1998: 114) dalam hubungan dengan persediaan pengamanan, yang dimaksud dengan persediaan pengaman (safety stock) adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan (stock-out).

            persediaan pengaman (safety stock) ini perlu diperhatikan oleh karena :

a.       Kemungkinan terjadinya kekurangan bahan mentah, karena pemakaian yang lebih besar dari perkiraan semula.

b.      Keterlambatan dalam penerimaan bahan mentah yang dipesan

Secara umum safety stock merupakan persediaan minimal yang harus ada agar perusahaan dapat berjalan normal. Semakin besar safery stock maka perusahaan kemungkinan khabisan persedian akan semakin kecil. Safety stock adalah istilah yang digunakan oleh spesialis persediaan untuk menggambarkan tingkat stok tambahan yang dipertahankan di bawah siklus saham untuk penyangga terhadap stockouts. Safety Stock (juga disebut Buffer Stock) ada untuk menghadapi ketidakpastian dalam penawaran dan permintaan. Safety stock didefinisikan sebagai unit tambahan persediaan dibawa sebagai perlindungan terhadap kemungkinan stockouts (kekurangan bahan baku atau kemasan). Dengan memiliki jumlah yang memadai safety stock di tangan, sebuah perusahaan dapat memenuhi permintaan penjualan yang melebihi perkiraan permintaan mereka tanpa mengubah rencana produksi mereka. Hal ini diadakan ketika suatu organisasi tidak dapat secara akurat memprediksi permintaan dan / atau tenggang waktu untuk produk. Ini berfungsi sebagai asuransi terhadap stockouts.

Dengan produk baru, safety stock dapat dimanfaatkan sebagai alat strategis sampai perusahaan dapat menilai seberapa akurat ramalan mereka adalah setelah beberapa tahun pertama, terutama bila digunakan dengan perencanaan kebutuhan material worksheet. Yang kurang akurat peramalan, yang lebih safety stock diperlukan. Dengan perencanaan kebutuhan material (MRP) lembar sebuah perusahaan dapat menilai berapa banyak mereka akan perlu untuk memproduksi untuk memenuhi permintaan penjualan diperkirakan tanpa mengandalka 8 safety stock. Namun, strategi yang umum adalah untuk mencoba dan mengurangi tingkat persediaan pengaman untuk membantu menjaga biaya persediaan rendah sekali permintaan produk menjadi lebih diprediksi. Ini dapat sangat penting bagi perusahaan dengan keuangan yang lebih kecil bantal atau mereka yang berusaha untuk berjalan di lean manufacturing, yang bertujuan untuk menghilangkan pemborosan seluruh proses produksi. Jumlah safety stock sebuah organisasi memilih untuk terus di tangan dapat secara dramatis mempengaruhi bisnis mereka. Terlalu banyak safety stock dapat mengakibatkan biaya tinggi memegang persediaan. Selain itu, produk yang disimpan terlalu lama dapat merusak, kedaluwarsa, atau istirahat selama proses pergudangan. Terlalu sedikit safety stock dapat mengakibatkan kehilangan penjualan dan, dengan demikian, yang lebih tinggi tingkat perputaran pelanggan. Akibatnya, menemukan keseimbangan yang tepat antara terlalu banyak dan terlalu sedikit safety stock adalah sangat penting.

11.              Pengendalian Sistem Persediaan

Analisis Economical Order Quantity dan safety stock dapat dipergunakan untuk menentukan tingkat persediaan sepanjang asumsi yang mendasari terpenuhi. Namun seandainya asumsi yang mendasari tidak terpenuhi, maka akan diperlukan adanya system pengendalian persediaan yang lainnya. Dalam bagian ini akan dibahas system pengendalian persediaan yang lainnya.

              i.      Sistem komputerisasi

Perkembangan  teknologi  komputer akhir-akhir ini telah mengubah system pengendalian persediaan. Banyak perusahaan-perusahaan besar memanfaatkan komputer dalam manajemen persediaan. Dengan komputerisasi dimungkinkan pencatatan persediaan, pengurangan dan pengolahan data persediaan dilakukan dengan sangat tepat. Selain itu komputer menyediakan data kapan harus dilakukan pesanan kembali. Di Indonesia pemanfaatan system komputer didalam pengendalian persediaan telah dimanfaatkan oleh supermarket dibagian kasir dan gudang. Dengan system ini memungkinkan pencatatan transaksi dapat dilakukan dengan cepat.

            ii.      Sistem Just-in Time

Sistem just in time pertama kali dikembangkan di jepang yang dipergunakan untuk mensikronkan kecepatan bagian produksi dengan bagian pengiriman bahan dari supplier. Metode ini diterapkan pada perusahaan besar seperti perusahaan mobil Toyota, yang mencoba menekan persediaan yang harus dipertahankan dengan cara menyesuaikan kecepatan proses parakitan atau assembling dengan pengiriman bahan dari suppliernya. Spare part diterima hanya beberapa jam atau bahkan beberapa menit sebelum spare part diperlukan. Just in time tidak hanya dapat diterapkan diperusahaan besar tapi dapat juga diterapkan oleh perusahaan kecil, bahkan perusahaan kecil lebih mudah menerapkannya karena relatif lebih mudah dalam redefine job function dibandingkan dengan perusahaan besar.

          iii.      Sistem Pengendalian ABC

       Metode ABC pada prinsipnya memperhatikan factor harga atua nilai persediaan, frekuensi pemakaian, risiko kehabisan persediaan, dan lead time. Barang-barang yang nilai frekuensi pemakaian, dan risiko kehabisan tinggi dikelompokkan ke dalam kelompok A. kelompok ini berarti mencakup kelompok barang yang sangat penting untuk diawasi dengan seksama. Kelompok B, mencakup barang-barang yang relative kurang penting sedangkan diluar kedua kelompok tersebut dikelompokkan ke dalam kelompok C. kelompok C ini mungkin saja secara kuantitas besar tetapi dari segi nilai relatif kecil dibandingkan dengan kelompok A. Dengan metode ini manajemen menitikberatkan pada kelompok A yang bernilai strategis bagi perusahaan. Karena ketidaktepatan dalam manajemen kelompok A akan berakibat sangat besar bagi kelangsungan perusahaan.

12.              Model Manajemen Persediaan

1.      Economical Order Quantity (EOQ)

Apabila jumlah kebutuhan persediaan dalam satu periode dapat diketahui dengan pasti maka Economical Order Quantity (EOQ) adalah julah kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan jumlah kas yang minimal, atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal. Dalam menentukan besarnya jumlah pembelian yang optimal kita hanya memperhatikan biaya variable dari penyediaan persediaan tersebut, baik biaya variable yang perubahannya searah dengan perubahan jumlah persediaan yang dibeli/disimpan maupun biaya variable yang perubahannya berlawanan dengan perubahan jumlah persediaan tersebut. Biaya variable persediaan pada prinsipnya dapat digolongkan dalam :

1.    Biaya-biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pesanan, yang sering dinamakan procurement cost atau set-up cost.

2.    Biaya yang berubah-ubah sesuai dengan besarnya “average inventory” yang sering disebut “storage” atau “carry-ing cost”

Procurement cost atau set-up soct adalah merupakan biaya yang berubah-ubah sesuai dengan frekuensi pesanan, yang terdiri dari :

1.        Biaya selama proses perjalanan

a.       Persiapan-persiapan yang diperlukan untuk pesanan

b.      Penentuan besarnya kuantitas yang akan dipesan

2.        Biaya pengiriman pesana

3.        Biaya penerimaan barang yang dipesan

a.       Pembongkaran dan pemasukan ke gudang

b.      Pemeriksaan material yang diterima

c.       Mempersiapkan laporan penerimaan

d.      Mencatat ke dalam material record cards

4.        Biaya-biaya processing pembayaran

a.       Auditing dan perbandingan antara laporan penerimaan dengan pesanan yang asli

b.      Persiapan pembuatan cek untuk pembayaran

c.       Pengiriman cek dan kemudian auditingnya

Set-up cost akan semakin besar apabila Qrder Quantity semakin besar

Storage atau carrying cost adalah biaya yang berubah-ubah dengan besarnya persediaan. Penentuan besarnya biaya ini didasarkan atas rata-rata persediaan, dan biaya ini kadang kadang dinyatakan dalam presentase dari nilai dalam rupiah dari rata-rata persediaan atau dinyatakan dalam rupiah per-unit

Biaya-biaya yang termasuk dalam carrying cost adalah

1.      Biaya penggunaan/sewa ruangan gudang

a.       Biaya pemeliharaan material dan pembebanan untuk kemungkinan rusak

b.      Biaya untuk menghitung/menimbang barang yang dibel

c.       Biaya asuransi

d.      Biaya modal

e.       Pajak dari persediaan yang ada digudang

Carrying cost akan semakin kecil apabila jumlah material yang dipesan makin kecil. Besarnya EOQ dapat ditentukan dengan dua formula :

Apabila currying cost nya dinyatakan dalam presentase dari persediaan rata-rata

EOQ =

1.      Apabila carrying costnya dinyatakan dalam rupiah :

EOQ =

Dimana :

R = Kebutuhan bahan selama satu periode

S = Biaya pemesanan

C = biaya simpan dalam Rp/Unit

P = Harga persediaan per-unit

I = Biaya simpan (dalam presentase)

2.      Reorder Point and Safety Stock

Reorder point adalah saat atau titik dimana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan bahan baku yang dipesan itu adalah tepat waktu. Misalkan dari contoh 2 kebutuhan akan bahan baku diketahui secara pasti, tetapi untuk melakukan pesanan diperlukan waktu 8 hari. Dalam satu tahun perusahaan beroperasi selama 320 hari maka berarti dalam selama setahun perusahaan harus melakukan pemesanan sebanyak 10 kali pesanan atau perusahaan harus memesan setiap 32hari. Itu berarti bahwa persediaan sebesar 2000 unit akan habis untuk diproses selama 32 hari.

Dengan demikian perusahaan harus melakukan pemesanan saat persediaan yang ada hanya cukup untuk beroperasi selama waktu menunggu hingga pesanan yang barn atau lead time.Berarti pesanan harus dilakukan pada saat persediaan mencapai 500 unit

Apabila pemakaian setiap periode tidak pasti maka perusahaan perlu mempertahankan safety stock agar ketidakpastian atau keterlambatan datangnya pesanan yang baru dan pemakaian bahan tidak menunggu operasi perusahaan. Andaikan perusahaan menentukan safety stock sebesar 200 unit, maka dengan data yang sama reoder point harus dilakukan saat persediaan mencapai 700 unit, atau sebesar pemakaian selama leadtime ditambah dengan safety stock. Untuk jelasnya Nampak seperti Gambar dibawah ini :

Pada gambar diatas Nampak bahwa beberapa kemungkinan dalam pemakaian dan lead time itu terjadi. Ada kemungkinan besarnya pemakaiana setiap periode tidak pasti atau kemungkinan lain yaitu lead time selama 8hari tetapi kenyataannya pesanan sudah tiba dalam waktu 7hari dengan demikian persediaan menjadi lebih besar dari yang seharusnya. Keadaan lain misalkan pemakaian yang jauh lebih besar sehingga persediaan yang ada akan habis dalam waktu yang cepat, sementara pesanan yang baru belum tiba. Oleh karena itu tampak bahwa untuk menghindari masalah atau ketidakpastian perusahaan itu perusahaan harus mempertahankan persediaan pengaman (safety stock). Dan safety stock menjadi begitu penting untuk mempertahankan agar kontinuitas operasi dapat terjamin.

            Besarnya persediaan pengaman dipengaruhi oleh banyak factor. Pertama adalah perkiraan penggunaan di masa yang akan dating. Apabila pemakaian bahan sangat berfluktasi dan sulit untuk diramalkan maka sebaiknya perusahaan mempertahankan persediaan dalam jumlah yang cukup besar. Kedua adalah lead time, apabila lead time snagat sulit untuk diketahui maka persediaan pengaman juga sebaiknya dalam jumlah besar.

  

Daftar Pustaka

Brigham, Eugene F. Dan Joel F. Houston. 2001. Manajemen Keuangan.Jakarta: 

Erlangga.

Hanafi, M.B.A. Dr. Mamduh M. 2004. Manajemen Keuangan. Yogyakarta: BPFE.

http://kuliah-manajemen.blogspot.com/2009/12/manajemen-persediaan.html

http://manajemenoperasional.com/manajemen-persediaan/

http://muhammadnurizall.blogspot.com/2013/09/makalah-manajemen-persediaan-inventory.html

Husnan, Suad,  dan Enny Pudjiastuti, 2006, Dasar-dasar Manajemen Keuangan Edisi Kelima, Yogyakarta: UPP STIM YKPN.

Syamsuddin, Lukman, 2013, Manajemen Keuangan Perusahaan Konsep Aplikasi Dalam Perencanaan, Pengawasan, dan Pengambilan Keputusan (Edisi Baru), Jakarta: PT Rajagrafindo Persada.

Weston, J Fred dan Eugene F. Bringham, 1990, Manajemen Keuangan Edisi Kesembilan Jilid 1, Jakarta: Erlangga